Vos tâches : la page To Do
Créer, suivre et partager les tâches du cabinet, avec leurs échéances et leurs rappels.
Écrit par Louis
Dernière mise à jour Il y a environ 5 heures
La page To Do rassemble les tâches du cabinet : ce que vous avez à faire, ce que vous avez confié, et ce qui attend une réponse. Chaque tâche peut être rattachée à un dossier, porter une échéance et vous être rappelée au bon moment.
Ouvrir la page To Do
Cliquez sur To Do dans la barre latérale, ou tapez G puis T au clavier.
Choisissez la vue en haut de la liste. Inbox montre les tâches sans échéance, Aujourd'hui celles dues aujourd'hui ou en retard, Prochainement les suivantes jour par jour, Toutes les tâches l'ensemble.
Le bouton Affichage bascule entre Liste et Kanban.
Le bouton Regrouper par range les tâches par Échéance, Dossier, Collaborateur, Gestionnaire, Statut, Sous-statut ou Confidentialité.
La vue, l'affichage, le regroupement et les filtres sont conservés dans l'adresse de la page : un lien copié ouvre la même sélection chez un confrère.
Créer une tâche
Cliquez sur Nouvelle tâche, ou tapez N depuis la page. La palette ⌘K propose aussi « Nouvelle tâche », depuis n'importe quel écran.
Saisissez le titre. Tapez # pour rattacher un dossier et @ pour assigner une personne.
Ajoutez si besoin un détail : il devient la première note de la tâche.
Réglez l'Échéance (Aujourd'hui, Demain, La semaine prochaine ou une date) et les personnes à qui la tâche est assignée.
Enregistrez avec ⌘ Entrée (Ctrl Entrée sous Windows).
Au bas d'une colonne du Kanban, Nouvelle tâche crée une tâche qui porte déjà la valeur de la colonne : son statut ou la personne assignée. Depuis Outlook, le volet Oslaw permet aussi d'ajouter une tâche au dossier du message ouvert.
Programmer un rappel
Dans la fenêtre de création ou dans la fiche de la tâche, ouvrez Rappel.
Choisissez un rappel relatif à l'échéance (le jour même, la veille, 3 ou 7 jours avant), ou un moment proposé (dans 1 heure, ce soir, demain matin)sous Me le rappeler.
Pour une date libre, choisissez Date et heure précises.
Une tâche porte jusqu'à cinq rappels.
Les statuts et les colonnes du cabinet
Une tâche a l'un des cinq statuts suivants : À faire, En cours, En attente, Terminée ou Annulée. Une tâche en attente reste ouverte : elle demeure dans vos listes.
Chaque cabinet peut subdiviser ces statuts en colonnes qui lui ressemblent (« À planifier », « En relecture »…).
Ouvrez Paramètres › Personnalisation › Listes, onglet Sous-statuts.
Cliquez sur Ajouter une colonne sous le statut voulu, nommez-la, puis ordonnez les colonnes avec les flèches.
Une colonne appartient toujours à un statut : déplacer une tâche vers une autre colonne change aussi son statut. La première colonne d'un statut reçoit les nouvelles tâches. Pour supprimer une colonne qui contient des tâches, Oslaw vous demande d'abord où les déplacer.
Déplacer et terminer une tâche
Faites glisser une tâche par sa poignée pour la ranger. L'ordre que vous choisissez vous est propre.
Déposée dans un autre groupe, la tâche en prend la valeur : un nouveau statut, une nouvelle personne assignée, ou l'échéance « Aujourd'hui ».
Au clavier, les flèches parcourent la liste, Espace termine la tâche et Entrée ouvre sa fiche. Annuler, ou ⌘Z, revient sur une tâche terminée par erreur.
Le bouton Filtrer restreint la liste par statut ou par personne assignée.
La fiche d'une tâche
Cliquez sur une tâche pour ouvrir sa fiche. Vous y modifiez le titre, le statut, la colonne, l'échéance, le gestionnaire, les personnes assignées, les rappels et le dossier.
Le fil de notes accueille les échanges sur la tâche. Tapez @ pour mentionner un membre : il est notifié. Chaque note peut recevoir une réponse.
Le dossier détermine qui peut lire la tâche et ses notes. Changer le dossier d'une tâche modifie donc qui y a accès.
Les tâches privées
Dans la fenêtre de création, activez l'interrupteur Privée.
Enregistrez : la tâche porte désormais une icône de confidentialité.
Une tâche privée n'est visible que par vous. Aucun autre membre du cabinet ne la voit, y compris le titulaire, et elle ne figure pas dans l'export du cabinet. Rattachée à un dossier, elle reste en outre soumise aux accès de ce dossier.
Retrouver une tâche
La palette ⌘K (Ctrl K sous Windows) retrouve une tâche par son titre, sous la rubrique Tâches. Les tâches ouvertes apparaissent avant les tâches terminées, et vous ne voyez que celles auxquelles vous avez accès.
Pour aller plus loin
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