🔐 Les règles d'accès passent au cabinet, le dossier s'enrichit
Cette version réunit plusieurs chantiers. Le cabinet peut désormais imposer la double authentification et fermer les sessions inactives. Le dossier, les tâches, les notes, les relances et les contacts évoluent aussi, pour la plupart à la suite de vos demandes.
Les accès, réglés par le cabinet
Le cabinet peut rendre la double authentification obligatoire pour tous ses membres, dans Paramètres › Audit & sécurité. Chacun a sept jours pour l'activer, et le cabinet voit combien de membres ne l'ont pas encore fait.
À l'activation, dix codes de récupération sont remis au membre. S'il perd son téléphone, il peut retrouver lui-même l'accès à son compte.
Le cabinet peut fermer automatiquement les sessions restées inactives, après un délai d'une heure à un mois. Chaque membre est prévenu une minute avant et peut choisir de rester connecté.
Le dossier, dans un seul écran
L'aperçu d'un dossier occupe toute la hauteur de l'écran et affiche les tâches à côté des pièces. On y crée une tâche sans quitter le dossier.
Les tableaux Équipe, Parties et Mémoire se modifient directement dans la ligne. Une ligne d'ajout en bas du tableau évite d'ouvrir une fenêtre.
L'onglet Parties s'organise sur quatre niveaux : le camp, la partie, ses interlocuteurs et une note propre au dossier. Un interlocuteur se rattache à la partie qu'il accompagne, par exemple le directeur financier sous le client ou l'avocat sous l'adversaire. On peut écrire à plusieurs interlocuteurs en un seul message. (hiérarchie à confirmer)
Chaque document peut porter la date de modification retenue par le cabinet, et la liste se trie sur cette date. Pour déposer un fichier, on le glisse sur le dossier voulu dans l'arborescence ; un PDF s'ouvre en aperçu sans quitter Oslaw.
Le suivi des tâches par équipe
La page des tâches se filtre par département, pôle, dossier et personne assignée, avec plusieurs valeurs à la fois.
Le nombre de tâches en cours figure en haut de page et dans chaque groupe. Il porte sur l'ensemble des tâches filtrées.
Une tâche se retrouve par son titre, et le dossier auquel elle est rattachée se lit plus facilement.
Dans un dossier, les tâches peuvent être regroupées par gestionnaire. Le choix est conservé pour chaque utilisateur.
Une interface que chacun règle
Depuis Paramètres › Apparence, chacun peut réordonner la barre latérale, masquer des entrées et y ajouter ses propres liens. Le cabinet peut imposer un ordre de référence et des liens communs.
Chaque membre choisit sa couleur d'accent parmi les teintes de la charte Oslaw.
Les raccourcis clavier se modifient, se désactivent ou se rétablissent dans Paramètres › Raccourcis clavier. Ils apparaissent aussi dans la palette de commandes.
Le bloc « Ce qui m'attend » du tableau de bord affiche désormais plusieurs types d'éléments à la fois.
Notes et pièces jointes
On peut coller une capture d'écran directement dans une note, qu'elle soit liée à un dossier, une audience, une facture ou une tâche.
Une note accepte aussi des pièces jointes de tout type, à déposer sur l'ensemble de l'encart.
Les images et les PDF s'ouvrent dans Oslaw sans téléchargement. Les fichiers Word et Excel restent à télécharger : en afficher un aperçu supposerait de le confier à un service extérieur.
Une pièce se renomme et se duplique depuis l'onglet Documents du dossier, sans passer par votre espace de stockage.
Facturation et relances
L'historique d'une facture permet de rouvrir chaque envoi et chaque relance tel que votre client l'a reçu : objet, texte et pièces jointes.
On peut ajouter une relance à une facture à partir de l'un de vos paliers, et relire l'échéancier prévu avant l'émission.
Les relances joignent la facture et son annexe, de sorte que le client dispose de tout sans avoir à vous écrire.
Le délai de paiement se règle dans les paramètres de la facture, et les paliers de relance se comptent à partir de son émission.
Contacts et dossiers
Un contact peut avoir plusieurs e-mails et plusieurs téléphones, chacun avec son libellé. La recherche, la détection des doublons et la fusion en tiennent compte.
Une personne physique, par exemple un mandataire exerçant en nom propre, peut avoir des collaborateurs rattachés, comme une société.
Un dossier peut avoir plusieurs gestionnaires dès sa création, et les informations de sa fiche se modifient sur place.
Les audiences apparaissent dans la recherche générale. Une juridiction se retrouve par son sigle ou par son ancien nom.
Au fil de la journée
« Mes tâches » applique une règle unique : les tâches qui vous sont assignées, celles des dossiers où vous intervenez et vos tâches privées. La vue « Cabinet » les affiche toutes.
La saisie d'une activité est plus rapide, et « Mes contributions » détaille le mois en cours jour par jour.
Un changement de veille classé reste consultable dans un historique et peut être déclassé.
Les paramètres du cabinet ont été réorganisés, et une recherche dans leur contenu permet de s'y retrouver.
L'impact : le cabinet fixe désormais ses règles d'accès, et l'essentiel du travail sur un dossier se fait au même endroit. Vos documents ne quittent pas le cabinet pour être affichés.